Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, để đáp ứng nhu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh ngoài trụ sở chính, doanh nghiệp cần thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn loại hình đơn vị trực thuộc phù hợp. Sau đây ICT Law sẽ tư vấn các loại hình này để cho doanh nghiệp có lựa chọn đúng đắn nhất với nhu cầu của mình.
Chi nhánh, địa điểm kinh doanh là gì?
Điều 45 Luật doanh nghiệp có quy định:
-
“Chi nhánh, là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”.
-
“Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể”.
Lựa chọn thành lập loại hình doanh nghiệp
Thông qua sự khác biệt giữa chi nhánh và địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp nên dựa vào nhu cầu thực tế để quyết định lựa chọn thành lập loại hình đơn vị trực thuộc nào.
- Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh mà chỉ có chức năng kinh doanh, không có chức năng đại diện thì doanh nghiệp có thể lựa chọn lập địa điểm kinh doanh.
- Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh khác tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở chính và có cả chức năng đại diện theo ủy quyền thì doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh. Chi nhánh được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, được quyền đăng ký con dấu riêng, thay công ty mẹ ký hợp đồng kinh tế. Chi nhánh cũng có thể kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Việc hoạt động độc lập như vậy giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty.Tuy nhiên, công ty khi thành lập chi nhánh sẽ phát sinh thủ tục kê khai thuế độc lập cho chi nhánh. Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm chi nhánh cần lập báo cáo tài chính cho hoạt động của mình.
Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Bước 1: Tư vấn và tiếp nhận thông tin
ICT Law sẽ tư vấn dựa trên nhu cầu của khách hàng để lựa chọn loại hình đơn vị trực thuộc phù hợp. Sau khi tư vấn ICT Law sẽ gửi khách phiếu yêu cầu cung cấp thông tin để phục vụ việc thành lập.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Ngay khi nhận được thông tin từ khách hàng ICT Law sẽ soạn thảo hồ sơ thành lập.
Lập địa điểm kinh doanh:
- Thông báo lập địa điểm kinh doanh (Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh)
- Giấy ủy quyền cho Luật Hùng Sơn thực hiện thủ tục.
Thành lập chi nhánh:
- Thông báo lập chi nhánh
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty; trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh;
- Giấy ủy quyền cho ICT Law thực hiện thủ tục.
Soạn thảo đầy đủ hồ sơ ICT Law sẽ gửi và hướng dẫn khách hàng ký.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Ngay sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ có chữ ký của khách hàng ICT Law sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Thời hạn: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh/địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh/ địa điểm kinh doanh.
Một số lưu ý khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Tên chi nhánh, địa điểm kinh doanh dự định thành lập:
Tên chi nhánh, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Đối với địa điểm kinh doanh thì không cần kèm thèm cụm từ “địa điểm kinh doanh”.
Tên chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh. Tên chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.
Địa chỉ trụ sở:
Trụ sở chi nhánh/địa điểm kinh doanh: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của chi nhánh/địa điểm kinh doanh không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm chi nhánh/địa điểm kinh doanh, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập chi nhánh/địa điểm kinh doanh cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) hoặc giấy phép xây dựng của văn phòng cho thuê.
Người đứng đầu chi nhánh/địa điểm kinh doanh
Người đứng đầu chi nhánh/địa điểm kinh doanh không thuộc một trong các trường hợp sau:
- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.